Brak dokumentu kandydata w rekrutacji: kiedy prosić o uzupełnienie?

Jeśli kandydat nie przedstawił dokumentu potwierdzającego informację z CV, najpierw sprawdź, czy ta informacja dotyczy konkretnego wymagania stanowiska. Gdy wykształcenie, kwalifikacja lub przebieg zatrudnienia są niezbędne do pracy określonego rodzaju lub na danym stanowisku, możesz żądać ich udokumentowania w niezbędnym zakresie. Możesz poprosić o inny dokument przekazany przez kandydata, dotyczący tej samej informacji. Jeśli otrzymany materiał nadal jej nie potwierdza, zapisz neutralnie brak potwierdzenia i pozostaw decyzję rekrutacyjną HR.

Najpierw powiąż dokument z wymaganiem roli

Art. 22¹ Kodeksu pracy wymienia dane, których pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Należą do nich między innymi wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Zgodnie z § 2 tych danych pracodawca żąda wtedy, gdy są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. UODO również wskazuje, że informacje rekrutacyjne powinny służyć ocenie konkretnych kryteriów pracy; danych nie należy zbierać na zapas.

Przed prośbą o brakujący dokument nazwij więc informację, której ma dotyczyć sprawdzenie, oraz wymaganie z ogłoszenia lub opisu roli, które ta informacja ma potwierdzić. Jeśli nie potrafisz wskazać takiego związku, dodatkowy dokument może poszerzyć rekrutację o dane, których nie potrzebujesz. Nie traktuj samego braku kartki jako sygnału, że kandydat podał nieprawdę.

Poproś o materiał dotyczący tej samej informacji

Art. 22¹ § 5 Kodeksu pracy pozwala pracodawcy żądać udokumentowania danych kandydata wymienionych w § 1 w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Przepis nie wskazuje jednego dokumentu dla każdej kwalifikacji ani ogólnej listy zamienników. Nie przesądza też, że każdy inny przedstawiony materiał wystarczy.

Jeśli oczekiwanego dokumentu brakuje, ogranicz prośbę do tego samego kryterium. Możesz poprosić kandydata o inny posiadany przez niego dokument odnoszący się do danej kwalifikacji lub okresu zatrudnienia. Nie podsuwaj przy tym nowych, niezwiązanych kategorii danych. Przedstawiony materiał opisuje to, co kandydat przekazał; sam w sobie nie stanowi niezależnego potwierdzenia informacji.

Przykładowa prośba może brzmieć: „W dokumentach nie znaleźliśmy materiału odnoszącego się do wymogu konkretne kryterium stanowiska. Czy może Pan/Pani przedstawić inny posiadany dokument dotyczący tej samej kwalifikacji?”. Taka prośba nie przesądza, czy przedstawiony materiał będzie wystarczający. Pracodawca ocenia jego przydatność w kontekście stanowiska.

UODO wskazuje, że źródłem informacji o przebiegu pracy powinien być sam kandydat, a samo złożenie referencji nie uprawnia pracodawcy do kontaktu z podmiotem, który je wystawił. Weryfikacja dokumentów kandydata w HollowCoin obejmuje wyłącznie materiały przedstawione przez kandydata; nie obejmuje szukania potwierdzenia u pracodawców, uczelni ani wystawców dokumentów. Opisuj wyłącznie to, co pokazuje otrzymany materiał.

Zapisz, co materiał pokazuje

Oddziel informację z dokumentów rekrutacyjnych od treści materiału przedstawionego przez kandydata. Zapisz jego rodzaj i te elementy, które rzeczywiście odnoszą się do wymogu stanowiska. Jeżeli dokument wskazuje ukończenie kursu, nie opisuj go jako potwierdzenia okresu zatrudnienia. Sam fakt przedstawienia dokumentu nie oznacza, że każda informacja w nim zawarta została niezależnie sprawdzona.

Przed pierwszym raportem z weryfikacji można ująć wynik tak: „Stanowisko wymaga kryterium. Kandydat nie przedstawił typ dokumentu. Poproszono o inny dokument odnoszący się do tego samego kryterium. Otrzymane materiały pokazują konkretna treść, ale nie potwierdzają konkretny element”. Taki zapis wskazuje zarówno zakres sprawdzenia, jak i jego granicę.

Gdy nadal brakuje potwierdzenia

Jeżeli kandydat nie przedstawi materiału albo przekazane dokumenty nie odnoszą się do wskazanego wymagania, zakończ sprawdzenie jasnym statusem: „brak potwierdzenia w przekazanych dokumentach”. Nie zastępuj go określeniami „nieprawdziwe”, „niewiarygodne” czy „celowo pominięte”, jeśli dostępny materiał nie uzasadnia takich wniosków.

Brak potwierdzenia mówi o tym, co udało się ustalić z otrzymanych dokumentów. Nie rozstrzyga sam w sobie, czy kandydat spełnia wymaganie. HR ocenia znaczenie tej luki dla stanowiska i podejmuje decyzję rekrutacyjną z uwzględnieniem właściwych wymagań prawnych. Weryfikacja dokumentów ma tę decyzję wspierać przez dokładny opis materiału, a nie zamieniać się w domysł o kandydacie.

Ten tekst ma charakter edukacyjny i nie stanowi porady prawnej.