Kontrahent w restrukturyzacji: jakie dokumenty przygotować przed rozmową z prawnikiem?

Na rozmowę z prawnikiem przygotuj dokumenty, które pozwalają odtworzyć cztery rzeczy: kto jest Twoim dłużnikiem, z czego wynika należność, jak zmieniało się jej saldo i jakie działania już podjęto. Dołącz informacje o postępowaniu widoczne w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (KRZ). Wpis w rejestrze nie zastępuje Twoich umów, dowodów wykonania i rozliczeń, które pokazują przebieg relacji handlowej.

Praktyczny zestaw to krótka karta sprawy, uporządkowana chronologia i komplet najważniejszych dokumentów źródłowych. Prawnik oceni na tej podstawie, czego jeszcze brakuje i jakie znaczenie mają poszczególne informacje.

Potwierdź, o którego dłużnika i którą sprawę chodzi

Zacznij od nazwy prawnej kontrahenta i identyfikatorów z umowy lub faktury, na przykład numeru KRS i NIP. Jeżeli współpracowałeś z kilkoma spółkami z jednej grupy albo pod podobną marką, zaznacz, która z nich podpisała umowę i odebrała świadczenie. To ogranicza ryzyko pomylenia podmiotów już na początku rozmowy.

Zapisz też dane sprawy znalezione w KRZ: nazwę dłużnika, sygnaturę, sąd, wskazany rodzaj postępowania, dostępne obwieszczenia oraz datę, kiedy sprawdzałeś rejestr. W tekście jednolitym ustawy o Krajowym Rejestrze Zadłużonych ogłoszonym w 2025 r. wymieniono wśród ujawnianych informacji między innymi identyfikację dłużnika, sąd, sygnaturę i rodzaj postępowania. Zachowaj kopię lub zapis informacji, którą widziałeś, żeby podczas konsultacji można było odnieść się do tego samego wpisu.

Sama informacja o postępowaniu nie przesądza, czy Twoja należność została ujęta prawidłowo ani jak zostanie rozliczona. Tekst jednolity Prawa restrukturyzacyjnego ogłoszony w 2026 r. opisuje sporządzanie spisu wierzytelności na podstawie ksiąg i innych dokumentów dłużnika, a także danych z rejestrów. Dlatego przygotuj dokumenty ze swojej strony, nawet jeśli na pierwszy rzut oka wiesz już, że dłużnik ma wobec Ciebie zaległość.

Odtwórz należność z dokumentów, a nie z samego salda

Przygotuj prostą tabelę, w której każda pozycja ma swoje źródło. W zależności od sprawy mogą to być: umowa i aneksy, zamówienia, potwierdzenia przyjęcia zamówienia, protokoły odbioru, dokumenty dostawy, korespondencja o wykonaniu usługi oraz faktury i korekty. Jeżeli ustalenia handlowe zapadły e-mailem, dołącz wiadomości z widocznym kontekstem, a nie tylko wybrane zdania.

Do każdej pozycji dopisz datę, dokument źródłowy, kwotę ujętą w Twoich księgach i aktualny status rozliczenia. Osobno pokaż częściowe płatności, zwroty, korekty, uzgodnione rabaty lub inne zdarzenia, które zmieniły saldo. Jeśli podajesz odsetki albo dodatkowe koszty, opisz ich źródło, okres i własne założenia; sposób ich ujęcia pozostaw do sprawdzenia prawnikowi.

Warto przygotować dwie wersje podsumowania:

• jednostronicową, z nazwą dłużnika, kwotą według ksiąg, datą ostatniej aktualizacji i krótkim opisem sprawy;
• szczegółową, z pozycjami i odsyłaczami do nazw plików lub numerów dokumentów.

Nie łącz kilku faktur w jedną sumę bez rozpisania składowych. Jeżeli część świadczenia została wykonana, odebrana lub zapłacona inaczej niż pozostała, zaznacz to osobno. Prawnik będzie mógł porównać Twoje zestawienie z dokumentami zamiast odtwarzać je od początku.

Oddziel to, co uzgodnione, od tego, co sporne

Zbierz korespondencję o płatności i ewentualnym sporze: wezwania i odpowiedzi, uzgodnienia salda, potwierdzenia uznania długu, reklamacje, zastrzeżenia do jakości albo zakresu świadczenia oraz propozycje rozliczenia. Nie musisz samodzielnie rozstrzygać, czy zastrzeżenie dłużnika jest zasadne. Wystarczy opisać, co zakwestionował, kiedy to zrobił i którym dokumentem można sprawdzić tę okoliczność.

Jeśli w dokumentach postępowania widzisz spis wierzytelności lub informację, że należność jest sporna, połóż ten materiał obok własnego zestawienia. Zaznacz różnicę w kwocie, nazwie wierzyciela, opisie podstawy albo informacji o zabezpieczeniu. W tekście jednolitym Prawa restrukturyzacyjnego ogłoszonym w 2026 r. uzasadnienie wierzytelności wskazuje stan faktyczny i dotyczące go dokumenty, a przy wierzytelności spornej zwięźle przedstawia podstawę sporu. To dobry powód, by uporządkować fakty i dokumenty; nie jest to podstawa, by samemu oceniać prawidłowość spisu.

Dołącz wcześniejsze sprawy i dokumenty zabezpieczeń

Jeżeli przed restrukturyzacją wysyłałeś wezwania, prowadziłeś rozmowy ugodowe, wnosiłeś pozew albo wszczęto egzekucję, dodaj dokumenty pokazujące przebieg i obecny stan tych działań. Mogą to być pisma, orzeczenia, potwierdzenia doręczeń, sygnatury oraz informacje o kwotach już zapłaconych lub wyegzekwowanych. Ułóż je chronologicznie i nie wyciągaj wniosków tylko z samego tytułu pisma.

Przekaż również dokumenty dotyczące zabezpieczenia lub osób, które uczestniczą w rozliczeniu, na przykład umowę poręczenia, gwarancję, polisę, umowę zastawu albo dokumenty cesji. Zaznacz, czego dotyczą i z którym zobowiązaniem je łączysz. To prawnik sprawdzi zakres dokumentu, jego aktualność oraz znaczenie dla konkretnej sprawy.

Zakończ kartę sprawy pytaniami

Na pierwszej stronie napisz w kilku punktach, co chcesz ustalić. Pomocne pytania to:

• Czy dane kontrahenta i sprawy w KRZ odpowiadają podmiotowi z mojej umowy?
• Jakie dokumenty potwierdzają podstawę, wykonanie i saldo każdej części należności?
• Które elementy są bezsporne, a które dłużnik kwestionuje?
• Czy dokumenty wcześniejszego postępowania albo zabezpieczenia zmieniają ocenę tej sprawy?
• Jakie przepisy i przepisy przejściowe trzeba sprawdzić dla rodzaju oraz daty postępowania?

Tekst jednolity Prawa restrukturyzacyjnego ogłoszony w 2026 r. uwzględnia stan prawny na 25 marca 2026 r. i zawiera także wskazania dotyczące przepisów przejściowych. Przy konkretnej sprawie prawnik powinien sprawdzić, jakie brzmienie przepisów ma zastosowanie do jej rodzaju i daty, w tym zmiany po tej publikacji.

Na spotkanie zabierz podsumowanie, uporządkowane dokumenty i zapis informacji z KRZ. Taki zestaw ułatwia rozmowę o konkretnej wierzytelności i pokazuje, gdzie są braki lub rozbieżności. Nie przesądza jednak, jaka kwota zostanie uwzględniona ani jaki dalszy krok będzie właściwy.