Jak często ponawiać screening sankcyjny kontrahenta?

Nie kopiuj jednego odstępu między kontrolami do każdej relacji. Wyznacz planowy przegląd na podstawie ekspozycji firmy, dodaj zdarzenia uruchamiające wcześniejsze sprawdzenie i przed użyciem starego raportu porównaj jego datę, sprawdzaną stronę, zakres oraz listy. To wewnętrzna reguła pracy, a nie obietnica wykrycia każdej zmiany.

Od czego zależy planowy przegląd?

Zacznij od ryzyka, które rzeczywiście wiąże się z dostawcą i waszą relacją: branży, kraju lub regionu, łańcucha dostaw, roli pośredników, rodzaju towaru albo usługi oraz znaczenia współpracy dla firmy. EU Sanctions Helpdesk zaleca program dostosowany do wielkości, struktury i działalności przedsiębiorstwa oraz do jego ekspozycji na ryzyko. Proponuje uwzględniać między innymi prawdopodobieństwo i możliwy wpływ ryzyka, przypisać odpowiedzialność i wyznaczyć termin ponownej oceny ryzyka.

Przełóż tę ocenę na własną procedurę: które relacje wymagają krótszego odstępu między zaplanowanymi przeglądami, które można sprawdzać rzadziej i kto wyznacza następną datę. Dla dostawcy o większej ekspozycji przyjmij krótszy cykl i wskazanego właściciela relacji; dla niższej ekspozycji ustal dłuższy cykl, ale nie pomijaj zdarzeń, które wymagają wcześniejszego powrotu do sprawy. Konkretne odstępy dobiera firma do swoich okoliczności. Materiał Helpdesku nie ustanawia jednego kalendarza dla każdego dostawcy.

Zapisz także, kiedy firma ponownie ocenia samą politykę. Jeśli zmieniają się kierunki zakupów, produkty, rynki, udział pośredników albo skala relacji, poprzednia ocena ekspozycji może przestać opisywać aktualne ryzyko. Przegląd polityki i ponowne sprawdzenie konkretnego kontrahenta są powiązane, ale nie są tym samym zadaniem.

Oddziel sankcje od statusu PEP

Screening sankcyjny i sprawdzenie PEP odpowiadają na różne pytania. Pierwsze porównuje wskazane osoby lub podmioty z określoną listą sankcyjną. PEP oznacza status osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne w rozumieniu ustawy AML. Sam status PEP nie jest wpisem sankcyjnym, a wyniku z jednej kategorii nie należy używać jako odpowiedzi na drugą.

Polska ustawa AML określa katalog instytucji obowiązanych. Wobec swoich klientów mają one stosować środki bezpieczeństwa finansowego, rozpoznawać i dokumentować ryzyko oraz dobierać zakres i intensywność działań do jego poziomu. Ustawa zalicza do tych środków bieżące monitorowanie relacji, w tym aktualizowanie posiadanych danych. Przy ustalaniu statusu PEP wymaga procedur opartych na analizie ryzyka; gdy klient jest PEP, wskazuje dodatkowe działania, w tym intensyfikację monitorowania. Wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej określa zasady postępowania z uwzględnieniem charakteru i rozmiaru jej działalności.

To przepisy dla instytucji obowiązanych i ich konkretnych obowiązków AML. Nie należy przenosić ich wprost na każdą polską firmę ani wyciągać z nich jednego terminu ponownego screeningu sankcyjnego dla każdego dostawcy. Jednocześnie firma spoza katalogu AML powinna osobno ocenić zakres właściwych środków sankcyjnych. Komisja Europejska opisuje unijne sankcje jako wiążące obywateli państw członkowskich, osoby znajdujące się w UE oraz podmioty prowadzące tu działalność; zastosowanie konkretnego środka zależy od właściwego aktu i sytuacji.

Dodaj zdarzenia uruchamiające wcześniejsze sprawdzenie

Przegląd z kalendarza nie powinien być jedynym powodem ponownego sprawdzenia. W procedurze wskaż zdarzenia, które właściciel relacji ma przekazać osobie odpowiedzialnej za screening. Mogą to być:

• zmiana nazwy, identyfikatora lub formy prawnej strony umowy;
• zmiana zarządu, beneficjenta rzeczywistego albo innej osoby, jeśli należy do zakresu przyjętego dla sprawdzanej relacji;
• nowy pośrednik, odbiorca albo podmiot w łańcuchu dostaw, jeżeli polityka firmy obejmuje jego rolę;
• zmiana kraju, towaru, usługi lub sposobu realizacji, która zmienia ocenę ekspozycji;
• odnowienie ważnej umowy, gdy procedura wiąże z tą decyzją ponowne sprawdzenie;
• informacja o nowym lub zmienionym wpisie na liście używanej przez firmę.

To przykładowe wyzwalacze polityki wewnętrznej, nie ustawowa lista obowiązująca wszystkich przedsiębiorców. Zmiana nazwy albo zarządu nie oznacza sama przez się trafienia na listę. Jest powodem, by ustalić, czy dane sprawdzanej strony lub osób objętych zakresem są nadal aktualne i czy trzeba przeprowadzić nowy przebieg.

Sprawdź, czy dawny raport nadal odpowiada decyzji

Przed odnowieniem umowy nie pytaj wyłącznie, ile czasu minęło od raportu. Sprawdź, czy nadal dotyczy właściwej osoby prawnej: porównaj nazwę i dostępne identyfikatory z aktualnymi dokumentami. Zobacz, czy raport obejmował tylko kontrahenta, czy również wskazane osoby powiązane, oraz jakie listy i datę podaje. Jeśli raport nie obejmuje nowej strony, osoby lub źródła wymaganego w waszej procedurze, nie odpowiada na aktualne pytanie.

Komisja Europejska udostępnia osobno skonsolidowaną listę osób, grup i organizacji objętych unijnymi sankcjami finansowymi. Opisuje ją jako odzwierciedlającą akty opublikowane w Dzienniku Urzędowym UE, aktualizowaną przez DG FISMA w razie potrzeby. MSWiA publikuje odrębny krajowy wykaz. Widoczne w nim dane obejmują między innymi identyfikatory, zastosowane środki oraz daty umieszczenia i wykreślenia. Nie zapisuj więc jedynie „sprawdzono listę sankcyjną”: nazwij źródło użyte w konkretnym przebiegu. Wynik dotyczy wskazanych danych, źródła i dnia sprawdzenia; nie dowodzi, że sprawdzono wszystkie listy ani że zakres raportu obejmował każdą stronę przyszłej transakcji.

Jeżeli nazwa dostawcy zmieniła się od poprzedniego raportu, porównaj także identyfikatory, żeby ustalić, czy chodzi o tę samą stronę. Gdy zmienił się skład zarządu, sprawdź, czy osoby z raportu nadal odpowiadają aktualnemu zakresowi procedury. Samo odnowienie umowy również nie nadaje staremu raportowi nowej daty. Jeżeli procedura przewiduje kontrolę przed odnowieniem, albo wcześniejszy raport nie obejmuje aktualnych danych, list lub osób, zleć nowe sprawdzenie przed decyzją. Nie zakładaj, że raport działa jak automatyczny alert między datą jego wykonania a kolejnym przeglądem.

Wpisz regułę do procedury

Użyteczna reguła wskazuje pięć rzeczy: poziom ekspozycji relacji, planowany odstęp ustalony dla tego poziomu, zdarzenia uruchamiające wcześniejszą ocenę, osobę odpowiedzialną oraz warunki zlecenia nowego przebiegu. Przykładowo właściciel relacji zgłasza zmianę strony lub warunków współpracy; osoba wyznaczona w procedurze porównuje nową informację z wcześniejszym raportem i decyduje, czy trzeba ponowić sprawdzenie. Przed odnowieniem umowy ta sama osoba sprawdza, czy raport obejmuje aktualne dane kontrahenta, zakres osób, listy i datę. Jeśli nie — wykonuje nowy screening i zapisuje go jako osobny wynik.

Przykład: dostawca działa w łańcuchu dostaw w regionie, który podnosi ekspozycję firmy. Procedura przypisuje relację do wyższej kategorii, krótszego cyklu i wskazanego właściciela w zakupach. Wskazuje też, że zmianę pośrednika, nową osobę objętą zakresem i odnowienie kontraktu trzeba zgłosić do wcześniejszej oceny. Gdy jedno z tych zdarzeń nastąpi, właściciel porównuje aktualne dane ze starym raportem i sprawdza, czy ten obejmuje odpowiednią stronę, osoby i listy. Jeżeli nie, zleca nowy przebieg przed decyzją. Odstęp między planowymi przeglądami ustala sama firma.

Taki schemat pozwala firmie wyjaśnić, dlaczego wróciła do danego kontrahenta w określonym momencie. Nie przesądza samodzielnie, jaką decyzję podjąć przy możliwym trafieniu albo jak zastosować konkretny zakaz. Wątpliwości dotyczące tożsamości wpisu lub skutków prawnych przekaż osobie odpowiedzialnej za zgodność albo prawnikowi.

Jeśli potrzebujesz osobnego sprawdzenia opublikowanych list dla wskazanych podmiotów i osób, zapoznaj się z zakresem screeningu sankcyjnego HollowCoin. Raport listowy wspiera decyzję w opisanym zakresie; nie zastępuje procedury firmy ani oceny prawnej konkretnej sytuacji.