Czy weryfikacja dostawcy obejmuje jego podwykonawców?

Nie automatycznie. Sprawdzenie dostawcy A nie jest osobnym sprawdzeniem firmy B wskazanej do realizacji usługi. Raport o A może zawierać jawne informacje o jej powiązaniach, jeśli należą do przyjętego zakresu. Takie informacje same nie potwierdzają, że B uczestniczy w tym zamówieniu ani co ma w nim wykonać.

Oddziel wynik od roli

Z umowy, oferty lub zamówienia ustal, którą firmę sprawdzasz. Zapisz jej pełną nazwę i dostępny identyfikator, by dopasować wynik do właściwego podmiotu. Wpis rejestrowy pokazuje jawne dane tej firmy. O jej udziale i zadaniu w konkretnym zamówieniu mówią dokumenty zamówienia lub informacje kontrahenta. Przy każdej roli zanotuj jej źródło.

Przykład: umowę podpisujesz ze spółką A, a oferta wskazuje spółkę B jako wykonującą część usługi. Wynik sprawdzenia A może zawierać jawne informacje o relacji A–B, jeśli należą do jego zakresu. Nie jest jednak osobnym sprawdzeniem B i nie potwierdza jej udziału w tym zamówieniu ani zakresu prac. Jeśli udział B ma znaczenie dla decyzji, poproś kontrahenta o jej pełną nazwę, identyfikator i opis roli. Potem zdecyduj osobno, czy B również ma zostać sprawdzona.

Jeśli brakuje nazwy lub identyfikatora

Jeżeli dokument mówi tylko o „podwykonawcy”, ale nie podaje firmy, zapisz „nie wskazano”. Poproś kontrahenta o nazwę, identyfikator i opis roli, jeśli te informacje mają znaczenie dla decyzji zakupowej. Nie przypisuj anonimowej firmie wyniku sprawdzenia innego podmiotu.

„Nie wskazano” oznacza brak nazwy w dostępnych materiałach. „Poza zakresem” oznacza, że znasz firmę, ale jej nie sprawdzasz. Nie używaj tych określeń zamiennie i nie przedstawiaj sprawdzenia wskazanych firm jako potwierdzenia, że lista uczestników jest kompletna.

Zapisz granicę sprawdzenia

W notatce zakupowej prowadź osobny wiersz dla każdej znanej firmy. Zapisz:

• pełną nazwę i identyfikator użyty do wyszukania;
• rolę wynikającą z umowy, oferty lub informacji od kontrahenta;
• źródło i datę sprawdzenia danych rejestrowych;
• czy podmiot został objęty sprawdzeniem;
• czego nie ustalono na podstawie rejestru lub dokumentów.

Przykładowy zapis: „A — strona umowy, sprawdzona w rejestrze nazwa, data. B — według oferty wykonuje część usługi, objęta albo nieobjęta zakresem”. Przy roli zaznacz, czy wynika z dokumentu, czy z informacji kontrahenta.

Takie notatki pokazują, co sprawdzono dla każdej firmy i czego rejestr nie ustala o wykonaniu konkretnej usługi.